التحويل بين الطلبيات والارساليات والعرض

يحتوي نظام حساباتي على نظام ادارة المخزون، ومن ادوات ادارة المخزون نظام التحويل بين الفواتير والطلبيات والارساليات وعرض السعر، حيث يستخدم هذا النظام لتوفير الوقت وتنظيم عملية البيع والشراء.

فمن المتعارف عليه اداريا ان عملية بيع أي بضائع تتم كما يلي

مرحلة استدراج عروض: حيث يتم استدراج عروض الاسعار للبضائع المطلوب شرائها من قبل الزبائن ويتم توثيق العروض التي يتم تقديمها للزبون في سند عرض السعر الموجود في شاشة الفواتير والمستودعات.

مرحلة طلب البضاعة: بمجرد اعتماد الزبون لعرض البضائع المقدم من قبلك يتم اصدار طلبية من الزبون لك بهدف تأكيد عملية الشراء من قبلك وبهدف طلب تجهيز البضائع المطلوبة، حيث يتم توثيق طلبية الزبون في سند طلبية مبيعات الموجود في شاشة الفواتير والمستودعات، ولتسهيل انشاء طلبية للبضائع المطلوبة والتي تم توثيقها في عرض السعر المقدم يمكن تحويل عرض السعر لطلبية مبيعات، وتتم هذه العملية من داخل طلبية المبيعات وطلب تحويل عرض سعر للطلبية كما يلي

1-      قم بفتح طلبية المبيعات من شاشة الفواتير والسندات

2-      قم باختيار اسم الزبون الذي قمت بتقديم عرض السعر له في حقل العملاء

3-      قم بفتح الخيارات الاضافية في طلبية المبيعات

4-      قم بالضغط على مفتاح تحويل من لتظهر لك شاشة تحتوي على جميع عروض الاسعار التي قمت بتقديمها لهذا الزبون، اختر العرض الذي تم اعتماده وقم بتحديد محتواه كما يلي

اضغط على اشارة ال + الموجودة بجانب العرض المطلوب لاستعراض جميع محتوياته

قم بتحديد جميع البضائع التي تم طلبها في طلبية المبيعات من قبل الزبون وذلك بتحديد المربع الذي بجانب كل صنف او بتحديد مربع اختيار الكل لتحديد جميع المحتويات

يمكن تحديد جزىء من البضائع في حال لم يتم طلب جميع البضائع التي تم تقديمها في عرض السعر وذلك بتحديد البضائع المطلوبة فقط او بتغيير الكمية.

قم بالضغط على مفتاح تطبيق الموجود في اسفل شاشة استعراض العروض بعد الانتهاء من تحديد البضائع المطلوبة

5-       سوف يتم تحويل كامل او جزىء من محتويات العرض المقدم بناءً على ما قمت بتحديده وترغب بنقله لعرض السعر مع ملاحظة ما يلي:

a.      بمجرد الضغط على تطبيق سوف يتم حفظ طلبية المبيعات وتحويل حالة عرض السعر الى آلي، أي انه لن تسطيع التعديل على عرض السعر بعد الان.

b.     في حال الرغبة بالغاء العملية يمكنك الغاء طلبية المبيعات التي تم التحويل لها لتعود البضائع الى عرض السعر وتعود حالة عرض السعر كما كانت عليه مع امكانية التعديل على عرض السعر.

c.      في حال تحويل جزىء من محتويات او كميات عرض السعر سوف يتم الاحتفاظ بالجزىء المتبقي لحين تحويله او طلبه ويتم ترحيل ما تم اختياره الى الطلبية.

d.      يظهر بشكل آلي في ملاحظات عرض السعر الذي تم تحويله الى طلبية رقم الطلبية التي تم تحويل العرض لها كنوع من التوثيق وتسهيل العمل.

e.      في حال كان عرض السعر بعملة غير عملة الطلبية او باسم زبون غير اسم الزبون المحدد في الطلبية فلن يظهر العرض عند الضغط على مفتاح تحويل من.

مرحلة توريد البضاعة: بمجرد تجهيز طلبية المبيعات يتم ارسال البضائع للزبون، حيث يتم اصدار ارسالية مبيعات يتم تزويد الزبون بها كوسيلة توثيق بتسليم الزبون ما قام بطلبه، حيث يمكن انشاء ارسالية مبيعات بالطلبية التي تم تجهيزها دون الحاجة لاعادة تعبئة ارسالية بالاصناف التي تم طلبها يدويا وذلك من خلال تحويل الطلبية الى ارسالية بنفس الطريقة والاجراءات التي تمت في عملية تحويل العرض الى طلبية في المرحلة السابقة مع ضرورة الانتباه الى ما يلي:

1-      ان عملية تحويل الطلبية الى ارسالية يعمل على التأثير على كمية البضاعة في المخزون بانقاصها دون التاثير على حساب الزبون، حيث يتاثر حساب الزبون بمجرد اصدار الفاتورة له.

2-      ان الارسالية تحتوي على امكانية التحويل من عرض سعر مباشرة ومن طلبية ايضا دون التقيد بالتسلسل بحيث يمكن تحويل أي منهم الى ارسالية مباشرة.

3-      يظهر بشكل آلي في ملاحظات الطلبية التي تم تحويلها الى ارسالية رقم الارسالية التي تم تحويل الطلبية لها كنوع من التوثيق وتسهيل العمل.

4-      في حال كانت الطلبية بعملة غير عملة الارسالية او باسم زبون غير اسم الزبون المحدد في الارسالية فلن تظهر الطلبية عند الضغط على مفتاح تحويل من.

مرحلة اصدار الفاتورة: بمجرد استلام الزبون للبضائع التي قام بطلبها وتاكيد الزبون بانه استلم ما قام بطلبه يتم اصدار فاتورة المبيعات للزبون، حيث يتم تحويل ارسالية المبيعات لفاتورة بنفس الطريقة التي تم شرحها سابقا في تحويل عرض السعر الى طلبية وكذلك الطلبية لارسالية مع ضرورة ملاحظة ما يلي:

1-      ان عملية تحويل الارسالية الى فاتورة يعمل على التأثير على حساب الزبون ولا يؤثر على حساب المخزون لان المخزون قد تأثر سابقا اثناء انشاء الارسالية، حيث يتاثر حساب الزبون بمجرد اصدار الفاتورة له.

2-      ان الارسالية تحتوي على امكانية التحويل من عرض سعر او طلبية او ارسالية مباشرة دون التقيد بالتسلسل بحيث يمكن تحويل أي منهم الى فاتورة مباشرة.

3-      يظهر بشكل آلي في ملاحظات الارسالية التي تم تحويلها الى فاتورة رقم الفاتورة التي تم تحويل الارسالية لها كنوع من التوثيق وتسهيل العمل.

4-      في حال كانت الطلبية بعملة غير عملة الارسالية او باسم زبون غير اسم الزبون المحدد في الارسالية فلن تظهر الطلبية عند الضغط على مفتاح تحويل من.

ان هذه الميزة تعد احد وسائل ادارة وضبط المخزون والتي يمكن ايضا تطبيقها على عملية الشراء بحيث يتم توثيق العروض المستدرجة من الموردين في عرض السعر ومن ثم تحويلها الى طلبية او ارسالية او فاتورة بنفس الآلية التي تم شرحها سابقا في عملية البيع.