المصاريف
من خلال هذه السندات يتم تعريف جميع المصاريف الإدارية العمومية ، المصاريف المدفوعة مقدما والتأسيسية التي قد تحتاج إلى توثيقها في عملك.
مقدمة تعريفية:
يتيح لك حساباتي القدرة على إعداد وتصميم شجرة المصاريف التي ترغب بها وبمستويات عدة بحيث يوفر لك حد أدنى 3 مستويات افتراضية ويمكنك أيضا التفرعة بأكثر من ذلك لكي تتمكن من تصميم شجرة المصاريف التي ترغب بها ،كما ويوفر لك تقارير متعددة للمصاريف يمكنك من خلالها طلب التقرير لأي مصروف ترغب أو لأي مستوى ترغب به بدلا من طلب التقارير لمصروف مصروف وتجميعه بشكل يدوي
كما ملاحظ في الصورة أعلاه هنالك 3 مستويات من المصاريف كحد أدنى بحيث يحتوي المستوى الأول على المصاريف الأساسية الرئيسية المتعارف عليها وهي المصاريف التأسيسية والمصاريف المدفوعة مقدما والمصاريف الإدارية العمومية علما بان هذه المصاريف معرفة بشكل افتراضي في البرنامج من ضمن المصاريف الرئيسية مع إمكانية تعريف مصاريف رئيسية إضافية في المستوى الأول بحيث يتم فقط كتابة اسم المصروف الرئيسي المراد تعريفه والضغط على حفظ فورا كما هو موضح في الصورة أدناه
مع الملاحظة في حال تم الضغط على استعلام فسيقوم البرنامج بعرض جميع المصاريف الرئيسية التي تم تعريفها
ما هي المصاريف الرئيسية المعرفة بشكل تلقائي ؟
أولا المصاريف المدفوعة مقدما : هي المصروفات المدفوعة خلال الفترة الحالية ولكنها تخص فترة زمنية مستقبلية . ولما كانت عملية مقابلة الايرادات بالمصروفات تتطلب تحميل الفترة الجارية فقط بالمصروفات التي تخصها واستبعاد جميع المصروفات التي تخص فترات أخرى لاحقة فانه وجب تنقية الحسابات من مصروفات لاتخص الفترة وترحيلها للفترة المتعلقة بها. لذلك يظهرالجزء المقدم من المصروف في الميزانية في جانب الأصول تحت بند الأصول المتداولة كحق من حقوق المنشأة، ويظهر الجزأ المستحق كمصروف في قائمة الدخل تحت المصروف التابع له.
ومن أمثلة المصروفات التي تدفع مقدماً : الإيجارات، أقساط التأمين ومصروفات الإعلان
فالإيجار مثلاً قد يسدد في منتصف السنة أو الفترة المحاسبية الحالية ولمدة عام كامل وهنا يتضح أن الإيجار المدفوع ينقسم إلى جزئين جزء يخص الفترة الجارية والجزء الأخر يخص الفترة القادمة وبالتالي تحمل حسابات الفترة الجارية بذلك الجزء من الإيجار الذي يخصها بينما يرحل الجزء المقدم إلى الفترة القادمة .
ثانيا المصاريف الإدارية العمومية : هي مصروفات عامة وثابتة نسبيا ومبالغها صغيرة مقارنة بالمصاريف التأسيسية والمدفوعة مقدما يتم صرفها لخدمة العملية الإدارية والعامة مثل " النثريات , والكهرباء , م الضيافة , ورواتب الاداريين ... الخ .
ثالثا المصاريف التأسيسية : مصاريف التأسيس هي عبارة عن أي مصاريف أنفقت منذ أن بدأت أعمال تأسيس الشركة حتى تاريخ الحصول على عقد تأسيس الشركة . فمصاريف تأسيس الشركة هي المصاريف التى صرفت على الاجراءات القانونية والاشهار وتجهيز المقر حتى يصبح للشركة كيان قانوني، وعليه فان المصاريف التاسيسية يتم توزيعها على فترة زمنية حسب القانون ويتم تثبيت قيمتها كاصل من اصول الميزانية واستهلاكه حسب الفترة المحددة.
شجرة المصاريف
تعد شجرة المصاريف المستوى الثاني في جدول تعريف المصاريف كما يظهر في الصورة أعلاه ويتم تعريفها من خلال بطاقة المصاريف كما يظهر في الصورة التالية
عند فتح بطاقة المصاريف يمكنك الضغط على إشارة ال + عند حساب الأب للقيام بتعريف شجرة مصاريف (المستوى الثاني) وبمجرد الضغط عليها ستظهر لك شاشة منبثقة جديدة كتالي
يتم من خلال من خلال هذه الشاشة تعريف حساب الاب للمصاريف والخطوات كالتالي
1- اسم المصروف : يتم من خلاله كتابة اسم المصروف الأب (المستوى الثاني) المراد تعريفه .
2- اختيار حساب الاب : يتم من خلال هذا الخيار ربط المصروف (الاب) المراد تعريفه بحساب مصروف رئيسي كما يظهر في الصورة وفي حال رغبت بتعريف مصاريف لاكثر من 3 مستويات مثلا 4 او 5 مستويات فيمكنك إنشاء حساب أب وربطه في المصاريف الرئيسية ومن ثم تعريف حساب أب آخر وتعريفه في الحساب الأب الذي تم تعريفه سابقا .
3- حفظ : يتم من خلال هذا الخيار حفظ المصروف الأب الذي تم تعريفه .
4- الاستعلام : في حال تم الضغط على استعلام سيقوم البرنامج بعرف جميع مصاريف الأب التي تم تعريفها مع إمكانية الضغط على أي منها والقيام بتعديل تعريفه .
بطاقة المصاريف
تعد بطاقة المصاريف هي المستوى الثالث والنهائي من تعريف المصروف نفسه الذي سيتم عمل الحركات عليه والتأثير عليه سواء بسند صرف او من خلال فواتير المشتريات (خدمات) او من خلال سندات القيد .
لإضافة مصاريف جديدة قم بفتح بطاقة مصروف ومن ثم ادخل اسم المصروف الذي ترغب في حقل الاسم، ومن ثم قم بالضغط على مفتاح اختيار لاختيار حساب مصروف الاب التابع له هذا المصروف، ومن ثم قم بالضغط على حفظ.
خطوات تعريف بطاقة المصاريف :
1- الاسم : يتم كتابة اسم المصروف المراد تعريفه
2- اختيار الأب : يتم الضغط على اختيار ليتم عرض جميع المصاريف التي تم تعريفها كما تم الشرح أعلاه ليتم اختيار المصروف الاب المراد تابع بطاقة المصروف له.
3- حفظ : يتم الضغط على حفظ ليتم حفظ المصروف المراد تعريفه .
4- استعلام : في حال تم الضغط على استعلام سيتم عرض جميع بطاقات المصاريف التي تم تعريفها كما يظهر أدناه
تعريف المصاريف المدفوعة مقدما والتاسيسية
بمجرد فتح حساب جديد على حساباتي يتم انشاء حساب مصروفات رئيسية مدفوعة مقدما وتأسيسية في قائمة الدخل واصل مدفوع مقدما وتأسيسي في الميزانية العمومية ، حيث تستطيع ربط أي حساب مصروف اب (المستوى الثاني) بالمصروف المدفوع مقدما من خلال الضغط على اشارة ال + الموجودة بجانب حقل حساب الاب في بطاقة المصارف ومن ثم يتم كتابة اسم الحساب الأب المراد تعريفه مثلا إيجارات مدفوعة مقدما واختيار المصروف الرئيسي المعرف سابقا وهو المصاريف المدفوعة مقدما كالتالي
بعد القيام بتعريف حساب الأب يتم إغلاق الشاشة المنبثقة والعودة لبطاقة المصاريف وتعريف المصروف نفسه كالتالي
1- الاسم : يتم من خلاله كتابة اسم المصروف المدفوع مقدما او التأسيسي المراد تعريفه .
2- اختيار الأب : يتم من خلاله اختيار حساب المصروف الأب الذي ترغب بربط بطاقة المصروف به او ابتاعه له .
3- مدة الاحتساب بالأشهر : كما نعلم بان المصاريف التأسيسية والمدفوعة مقدما تدفع او يتم شراءها بهدف ان تخدمنا لفترات مستقبلية طويلة وعليه يتم من خلال هذا الخيار تحديد المدة التي سيخدمنا به هذا المصروف بحيث يقوم البرنامج بإهلاك المصروف خلاها من تاريخ إثبات المصروف سواء في سند الصرف او من خلال فاتورة المشتريات او من تاريخ سند القيد .
4- حفظ : يتم من خلاله حفظ بطاقة المصروف المراد تعريفه .
5- استعلام : يتم من خلاله عرض جميع المصاريف التي تم تعريفها مع إمكانية الضغط على أي منها والقيام بفتح السجل الخاص بطاقة المصاريف والقيام بتعديله .
التاثير على المصاريف، اثبات مصروف
يتم التاثير على المصاريف التي يتم تعريفها في بطاقة المصاريف من خلال
اولا: سند الصرف الموجود داخل قائمة السندات المحاسبية، حيث يمكنك اختيار المصروف الذي ترغب هنالك وتحديد المبلغ الذي أنفقته عليه ليؤثر على قائمة الدخل تحت بند المصاريف وبالتالي على صافي ربحك بشكل مباشر، او حسب نوع المصروف. (راجع المساعدة الخاصة بسند الصرف).
وفي العادة يتم استخدام سند الصرف للمصاريف النقدية او التي تدفع بوجب شيكات التي لا توجد بها فواتير ضريبية .
ثانيا: توثيق المصاريف من خلال فاتورة المشتريات من نوع او من تصيف ضريبي خدمات (راجع المساعدة الخاصة بفواتير المشتريات).
في حال كانت المصاريف الخاصه بك بموجب فاتورة فيتم إثباتها من خلال فاتورة المشتريات والخطوات كالتالي :
1- اختيار العميل : يتم الضغط على اشارة العدسة في فاتورة المشتريات بهدف اختيار الشخص المؤجر او الشخص الذي قام ببيعنا هذا المصروف .
2- التصنيف الضريبي : يتم من خلال هذا الخيار اختيار التصنيف الضريبي الخاص بهذه الفاتورة وهو الخدمات بهدف شراء خدمة أي مصروف .
3- رقم المادة : يتم الضغط على اشارة العدسة الموجودة في جدول الفاتورة بهدف اختيار المصروف المراد شراءه .
4- السعر : يتم من خلال هذا الخيار إدخال سعر شراء هذه الخدمة أي المصروف .
5- الضريبة : في بعض الأحيان يتم شراء المصاريف وتوجد عليها ضريبة قيمة مضافة وعليه يتم إدخال نسبة الضريبة على شراء هذا المصروف .
6- حفظ : بعد الانتهاء من تعبئة فاتورة المشتريات يتم الضغط على حفظ بهدف حفظ فاتورة المشتريات .
ثالثا: يمكنك أيضا من خلال سند القيد التأثير على حساب أي مصروف ترغب والتأثير بالطرف الأخر على أي حساب أيضا سواء على الدين او على حسابك البنكي او على حساب الصندوق فكما نعلم يمكننا من خلال سند القيد إثبات أي عملية حسابية ترغب بها .
ويمكنك مراجعة المساعدة الخاصة بسند القيد المحاسبي للتعرف على كيفية استخدامه .
التقارير :
يوفر لك حساباتي تقارير متعددة للمصاريف يمكنك من خلاله طلب التقارير للمصروف الذي ترغب او لحساب الأب الذي ترغب او للمصروف الرئيسي الذي تريده .
